Googleドキュメントで変更履歴(校正履歴)をオンにする方法・変更を一括で承認する方法

Googleドキュメントで変更履歴(校正履歴)をオンにする方法・変更を一括で承認する方法

Googleドキュメントに校正機能が備わっていますが、「提案」という絶妙に分かりにくい名称です。機能はWordの校閲のようなものですが、名称も使い方もずいぶん違います。

変更履歴をまとめて承認する方法も分かりにくいです。「校正」という名前にしてくれりゃええのにと思いますけど、そこは無料なので我慢して、使い方を覚えましょう。

Googleドキュメントで変更履歴(校正履歴)をオンにする方法→変更を一括で承認する方法の淳で解説していきます。

変更履歴(校正履歴)をオンにする方法

Googleドキュメントで文章の変更履歴を残しつつ校正するには、「提案モード」を使います。Wordの校閲機能のようなものです。Wordとは操作が異なるので、画像付きで解説します。

提案モードの使い方

右上の四角い吹き出しのようなアイコン」→「提案」をクリックし、「提案モード」をオンにします

Googleドキュメントの提案機能

文章を修正すると、削除した文に緑色の打ち消し線が入ります。変更履歴は、右側に表示されます。

Googleのドキュメントの提案モードで文章を修正

追加した文章は緑色で表示されます。

Googleドキュメントの提案モードで文章を追加

修正箇所にコメントを追加する

右側の各変更履歴にコメントを追加できます。

Googleドキュメントで修正箇所にコメントを追加

別のユーザーがコメントに返信することもできます。

Googleドキュメントの提案モードでコメントに返信する

変更履歴を承認する

Wordの校閲機能は校正後の文章をコピーしたとき、削除された文章は含まれない仕様です。「変更履歴の記録をワオーンにして」→「変更履歴の記録をオンにして」に変更し、校正後の文章をコピーした場合、削除した「ワオーン」は含まれません。

ところが、Googleドキュメントの提案モードでは、削除して文章もコピーされてしまいます。「変更履歴の記録をオンワオーンにして」の場合、打ち消し線もコピーされるので、「変更履歴の記録をオンワオーンにして」でコピーされるんですよね。うーん、面倒くさい。

これを回避するには、「承認」の作業をしなければなりません。「承認」の方法は、「個別に承認」と「すべてを承認」の2つがあります。

変更箇所を個別に承認する

変更箇所を個別に承認するには、右側の変更履歴のチェックマークをクリックします。すると、変更した文が承認され、修正した文が消えます。

Googleドキュメントの提案モードで修正した文を承認する

変更履歴をすべて承認する(一括承認)

修正箇所が多い場合、ひとつひとつ承認していくのは手間がかかります。そういうときは、一括承認をしましょう。

ツール」→「編集の提案を確認」をクリックします。
Googleドキュメントで編集の提案を確認をクリック

右側に編集の提案を「すべて承認」か「すべて拒否」か選択する項目が出るので、「すべて承認」をクリックします

Googleドキュメントの提案モードで変更履歴をすべて承認する

「すべて承認」をすると、左下に承認した提案の数が表示されます。「元に戻す」こともできます。

Googleドキュメントで提案を承認した際に表示されるダイアログ

「すべて承認」する前に、承認後の結果をプレビューすることもできます。




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